Conocer el manejo del procedimiento de retención en la fuente por salarios es de gran importancia tanto para el empleado como para el empleador, puesto que el uso de diferentes estrategias avaladas por la ley, permiten optimizar su manejo, logrando el máximo beneficio para el primero y el cumplimiento en su recaudo y aplicación para el segundo.
Algunos aspectos que deben tener presentes tanto, empresarios como trabajadores al momento de aplicar el procedimiento de retención son:
1. La retención en la fuente representa un mecanismo para el recaudo anticipado del impuesto en el caso de las personas que cumplen los requisitos consignados en la ley para presentar la declaración de renta y complementarios. Para aquellos a los que nos les aplique los topes de ingresos, patrimonio, consignaciones, consumos o pertenencia al régimen común establecidos en la regulación tributaria, la suma de las retenciones que les practicaron constituye el impuesto de renta a cargo.
2. Los empleados que, después aplicar los procedimientos establecidos por la ley, tengan una base mensual gravable superior a $2.257.485 (año 2009) estarán sujetos a retención en la fuente.
3. Dentro de la depuración de la base de retención en la fuente, el empleado puede hacer uso de los siguientes conceptos que le permitirán obtener un mayor beneficio en el cálculo del procedimiento:
I) Los bonos de alimentación se consideran exceptuados hasta $974.283, siempre y cuando el salario del empleado sea inferior $7.366.530.
II) Aportes obligatorios y voluntarios a fondos de pensiones y/o cuentas de ahorro y fomento a la construcción:
El beneficio se encuentra condicionado al 30% del ingreso gravable y si el aporte voluntario permanece menos de cinco años, estará sujeto a que se le practique la retención que se dejó de aplicar en el momento en que se efectuó el procedimiento, excepto en los casos en que dichos aportes se destinen para adquisición de vivienda.
III) Intereses de vivienda: El empleado puede disminuir su base de retención, con los intereses sobre préstamos para adquisición de vivienda y costos financieros por leasing habitacional limitado $2.376.000 mensuales.
IV) Salud y educación trabajador, cónyuge y hasta 2 hijos. Este beneficio corresponde al 15% del ingreso mensual gravable y sólo aplica para trabajadores que obtuvieron en el año anterior, ingresos laborales por todo concepto inferiores a $101.448.000. En cuanto a la salud obligatoria el trabajador tendrá derecho a descontar de la base gravable el valor correspondiente al promedio de los aportes realizados en el año inmediatamente anterior.
v) La compañía puede aplicar dos clases de procedimientos para el cálculo de la retención en la fuente una vez realizada la depuración mensual. Uno es seguir el procedimiento relacionado en el artículo 383 del estatuto tributario y el l segundo, a partir de los ingresos laborales de los 12 meses anteriores, se realiza una depuración que arroja como resultado un porcentaje que se aplicará durante todo el semestre.
De acuerdo con lo mencionado en los párrafos anteriores, el empleador debe emplear las siguientes estrategias con miras a optimizar el efecto tributario de la retención en la fuente:
1. Para empleados no declarantes es conveniente hacer uso de todos los conceptos que disminuyen la base de retención y evaluar el procedimiento de retención que disminuya el valor a retener, el cual se ve afectado por el tipo de salario (Variable o fijo) y la fecha de ingreso del empleado.
2. Para empleados declarantes es conveniente que estos realicen una proyección tributaria, pues la retención en la fuente se puede convertir en una formar de planear el impuesto de renta que tendrán a cargo el año siguiente.
Es importante tener presente que las personas naturales por el solo hecho de tener empleados a cargo se consideran agentes de retención por concepto de ingresos laborales, independiente de que cumplan con los topes establecidos por la normatividad para ser catalogados como tal.
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