Conocer sobre gestión del cambio, una estrategia clave para avanzar hacia el futuro.

La globalización y el mercado han generado grandes cambios en nuestras culturas, que se han dado de forma rápida y vertiginosa, generando por ende que los individuos se cuestionen y busquen el adaptarse a nuevas dinámicas de vida, repercutiendo esto en las organizaciones que en muchos casos tienden a ser un poco más pausadas frente a los cambios, ya que su cultura organizacional hace que la gestión del cambio sea tardía y por ello quedan relegadas a un lado del camino y solamente aquellas que se toman en serio los procesos de cambio, a través de nuevas ideas logran perdurar y continuar a flote en el mercado. 

¿Pero cuando hablamos de la gestión del cambio a que nos referimos?

“Lo único constante en la vida es el cambio” lo mencionaba el filósofo Heráclito hace más de 2000 años, y es una frase que aplica y continuará vigente en nuestras sociedades tan cambiantes y poco estables.

Cuando nos referimos a gestión del cambio una definición muy pertinente, es la que nos brinda la consultora KMPG donde expone lo siguiente: “La gestión del cambio busca facilitar y conseguir la implementación exitosa de los procesos de transformación, lo que implica trabajar con y para las personas en la aceptación y asimilación de los cambios y en la reducción de la resistencia; facilitando la aceptación y asimilación de los cambios, producto de una nueva forma de operación” (KMPG, 2019).

Para las personas por regla general el cambio suele ser algo dificultoso, y se tornan muy reacias ante las nuevas posibles dinámicas, porque estas pueden producir incertidumbre, frustración, inestabilidad emocional o estrés, generando así ambientes de trabajo tensos donde la armonía se dificulta y los procesos que de por sí eran lentos ahora se tornan toscos y poco agradables. Por ello es importante que la cultura organizacional facilite y armonice que la gestión del cambio sea agradable para sus empleados ya lo decía Robert Half consultora internacional en recursos humanos “las empresas deben ser muy conscientes de la importancia de gestionar el cambio para reducir el impacto sobre sus empleados”

Primero comencemos mencionando cuales son los tipos de gestión del cambio dentro de una organización, 

• Cambio de desarrollo

Son los cambios más frecuentes en las organizaciones, tienden a ser cambios muy operativos que buscan mejorar procesos o tareas puntales de un departamento, estos generan poca resistencia en los trabajadores.

• Cambio de transición

En un cambio un poco más abrupto, se da cuando la empresa se une o hace nuevas adquisiciones ya que entran en juego dos culturas que con el pasar del tiempo deben migrar a una sola, genera resistencia al cambio por las nuevas políticas, pero llevado de la manera correcta puede traer grandes avances para cultura organizacional.

• Cambio transformacional

Estos cambios, como su nombre lo mencionan son cambien de raíz, tienden a ser poco frecuentes, ya que pueden afectan las bases de la organización, como cambios en su visión, modelo de negocios, una nueva era de transformación digital entre muchos otros, o cambios en la forma de liderar, aunque son drásticos tienden a llegar con cambios en el personal que no logra adaptarse.

Entonces ¿cómo llevar a cabo una gestión del cambio exitosa?

Para llevar a cabo un cambio dentro de una organización los directivos y altos mandos tienen que desear dicho cambio, no solo desde un deseo para mejorar la rentabilidad de la compañía, sino también con la generación de engagament en toda la compañía, Jhnon Kotter establecido ocho fases que abordaremos a continuación para con correcta gestión del cambio:

• Crear sentido de urgencia.

Se debe crear la necesidad de un cambio y esta debe ser estudiada a fondo por gerentes y directivos, para lograr prever las dificultades futuras y comprender cómo se pueden lidiar y solucionar. Todo debe partir de una correcta planificación, con datos que reflejen la necesidad de un cambio y estos pueden ser evidenciables; e igualmente con un estudio previo con lo que se proyecta la empresa desde su misión y visión.

• Formar una coalición.

Dentro de nuestra organización debemos buscar líderes, en diferentes departamentos y con diferentes rangos, que estén comprometidos de lleno con el cambio organizacional, esta muestra debe ser representativa para que logremos que el cambio se contagie de una manera más fácil y sencilla. Es de aclarar que líder no es solo aquel que tiene la jerarquía dentro de la compañía, para los procesos de cambio es indispensable contar con aliados estratégicos de la misma compañía que pueda impulsar los cambios que se están planeando.

• Crear visión para el cambio.

Se debe elaborar un discurso corto, a modo de diálogo que logre persuadir a los colaboradores de la organización y mostrarles todas aquellas mejoras que dicha implementación tratará no solo a nivel organizacional sino también individual; una adecuada estrategia para elaborar dicho discurso es hilarlo con una historia, que ayude a crear una conciencia colectiva frente al cambio. Igualmente es una pieza clave comenzar a mostrar las mejoras y como se desean llevar a cabo, con este tipo de estrategias los empleados de diferente jerarquía sentirán apropiación frente a la compañía y comenzará a reconocer la importancia que tiene para ella, esto generando a su vez que aporten ideas y retroalimentaciones que las compañías pueden evaluar.

• Comunicar la visión.

Debemos tener en cuenta que nuestro principal enemigo va a ser la resistencia, pues esto llega directamente a incomodar a nuestros colaboradores por ello es necesario predicar con el ejemplo y dar respuestas honestas y argumentadas a los cuestionamientos de los colaboradores.

• Eliminar los obstáculos.

Cuando se comienza a generar el cambio nos encontraremos con personas apoyen o presenten resistencia ante el cambio, a quienes lo apoyen debemos retribuir y hacer notar dicho apoyo, por el contrario, para quienes se resistan deben ser identificados y en este caso habrá que hacer que tomen consciencia de lo que supone para la empresa no aplicar los cambios. 

• Asegurarse triunfos a corto plazo.

Debemos tener en cuenta que los procesos de cambio son lentos, es de vital importancia que sean viables económicamente pues este será el sustento inicial para la política de cambio, y constantemente hay que retribuir y agradecer al equipo su esfuerzo y dedicación.

• Construir sobre el cambio.

Aquí entra un papel fundamental que es la mejora continua, ante el primer éxito no debemos creer que el cambio se ha logrado, siempre debemos hacer una retroalimentación sobre lo sucedido para construir sobre el éxito o fracaso alcanzado.

• Anclar el cambio a la cultura de la empresa.

La reinvención tiene que ser parte esencial de nuestra cultura organizacional, creer que el cambio ha sido alcanzado y que este ya se volvió nuestra forma habitual de trabajo es un gran error, ya que siempre existirán nuevos procesos por intervenir y nuevos cambios por iniciar.

Por otro lado, SAP empresa especialista en venta de software corporativos para grandes empresas menciona que hay seis claves para una correcta gestión del cambio, para mayor entendimiento desarrollaron unas preguntas que se deben hacer en cada uno de los siguientes ítems:

1. Definir los cambios que deben realizarse

• ¿Qué debemos cambiar?
• ¿Por qué el cambio es crucial para el negocio?

2. Averiguar los efectos del cambio

• ¿Cuáles son los impactos del cambio?
• ¿Quién será más afectado?
• ¿Cómo recibirá el equipo la modificación?

3. Implementar una excelente estrategia de comunicación

• ¿Cómo debemos comunicar el cambio?
• ¿Cómo debemos gestionar el feedback?

4. Capacitar a los colaboradores

• ¿Cuáles son las habilidades y comportamientos necesarios para alcanzar los resultados deseados?
• ¿Qué formatos de entrenamiento son más eficientes?

5. Ofrecer un servicio de soporte

• Servicio de asesoramiento para subsanar dudas y solicitar ayuda.
• Política de puertas abiertas con el gerente o líder.

6. Medir el impacto de las transformaciones

• ¿El cambio permitió alcanzar las metas del negocio?
• ¿El proceso de gestión del cambio ha sido exitoso?
• ¿Qué podríamos haber hecho de forma diferente?” (SAP, 2021)

¿Cuáles son los principales desafíos de la gestión del cambio?

Retomando nuevamente a SAP en su artículo se resumen en tres factores: 

1. Miedo a lo desconocido, esto se debe a que el miedo a lo desconocido siempre generara resistencia, más aún cuando se quiere generar un cambio tecnológico valiéndose de nuevas tecnologías o tecnologías disruptivas.
2. Falta de capacitación cuando el personal abordado tiene poco o nulos conocimientos sobre la herramienta o el cambio que va adoptar, esto genera en muchas ocasiones un sentimiento de incomodidad, por eso es indispensable contar con un plan de capacitación constante y permanente.
3. Los valores sociales, cuando la empresa va en contra de valores de la comunidad o valores profesionales, encontrará una resistencia enorme al cambio y esto evidencia una poca o nula planificación de los gerentes y directivos. (SAP, 2021)

Aunque son desafíos complejos con los que debe lidiar la organización algunos de los beneficios de la gestión del cambio que nos propone Carmen Pola en su artículo la importancia de la gestión del cambio organizacional son los siguientes

• “Aumenta el éxito de los proyectos e iniciativas. Una gestión eficaz del cambio conlleva una mayor probabilidad de alcanzar los resultados esperados, cumplir los objetivos fijados y obtener más beneficios.
• Ayuda a aprovechar el talento humano. Conforme se producen cambios en la organización, se capacita a los empleados para que comprendan sus nuevos roles y responsabilidades. De esta manera, se construye una cultura orientada al cambio en la que el factor humano siempre es tenido en cuenta.
• Garantiza el crecimiento empresarial. La gestión del cambio organizacional fomenta la estabilidad, el posicionamiento y el desarrollo futuro de la organización al permitirle mantenerse en constante actualización y modernización.
• Facilita los periodos de cambio. Gracias a la gestión del cambio, los trabajadores se sienten motivados y permanecen productivos durante la introducción de nuevas mejoras o cambios. Esta situación permite a las organizaciones mantenerse en un estado constante de evolución.
• Aumenta la moral de los trabajadores. Impulsa la creación de equipos y el enriquecimiento laboral, dos factores que repercuten positivamente en la productividad y la calidad del trabajo.
• La transformación de procesos y tecnologías en una organización es imprescindible para poder sobrevivir en un mercado cada vez más competitivo. Sin embargo, para que dicha transformación resulte efectiva, es necesario gestionar el cambio de manera adecuada. Solo así lograremos reducir el impacto de este sobre los empleados.” (Pola, 2022)

Otros beneficios a nivel corporativo también podrían ser 

1. “Disminuye los riesgos.
2. Reduce los costos
3. Fomenta la innovación
4. Incrementa la productividad
5. Potencializa la comunicación interna.” (SAP, 2021)

Para concluir debemos fomentar una gestión del cambio a nivel individual y organizacional, siendo este es un proceso esencial para el mundo en el que hoy vivimos, que es inmensamente competitivo y hiperconectado, pero es deber de la organización que la gestión del cambio esté dentro del ADN corporativo y que esto sea un reflejo en la cultura organizacional, donde los empleados se sientan identificados con ella.

Es de recalcar que “una adecuada gestión de los sentimientos de resistencia al cambio se torna fundamental para evitar consecuencias negativas tanto para los empleados (frustración, inestabilidad emocional o estrés) como para las organizaciones (menos productividad, incumplimiento de los objetivos o mal ambiente), y para consolidar un cambio rápido, efectivo y duradero” (Iberdrola,2019), que aportará a la consolidación en el futuro de procesos más eficientes, confiables y financieramente viables a largo plazo, generando de ese modo una cultura organizacional con bases sólidas donde los colaboradores si sientan a gusto con la gestión del cambio que lentamente permeará su individualidad haciendo así un ser humano más íntegro e idóneo para la empresa, familia y sociedad. 

Es necesario reinventar todos los días la organización porque esto muestra el dinamismo de los dirigentes y sus colaboradores de querer hacer mejor las cosas, las tareas y las actividades diarias pensando siempre una la consolidación de una empresa que piense en sus empleados y logre sobrevivir a un mercado muy competitivo. Adicional poder solucionar problemáticas como son la rotación de personal, desmotivación de los colabores, liderazgo, trabajo colaborativo y engagament, este último siendo fundamental para los procesos de cambios, empleados sin sentido de pertenencia frente a la misión y visión de la compañía son empleados que a corto tiempo salen de nuestra compañías. generan reprocesos económicos y desde el recurso humano. “Sin embargo, para que dicha transformación resulte efectiva, es necesario gestionar el cambio de manera adecuada. Sólo así lograremos reducir el impacto de este sobre los empleados.” (Pola, 2022)

Artículos relacionados:

Bibliografía

KMPG. (27 de Octubre de 2019). https://home.kpmg.com. Obtenido de https://home.kpmg/co/es/home/services/advisory/management-consulting/corporate-services/capital-humano-y-cambio-organizacional/gestion-del-cambio.html 

Pola, C. (7 de septiembre de 2022). https://taktic.es/. Obtenido de https://taktic.es/la-importancia-de-la-gestion-del-cambio-organizacional/ SAP. (23 de diciembre de 2021). concur. Obtenido de https://www.concur.co/news-center/gestion-del-cambio